Haben Sie den Neujahrsvorsatz gefasst, Ihrem Sitzungsfrust ein Ende zu setzen? Mit gezielt eingesetzten «Nudges» erhöhen Sie Effizienz, Pünktlichkeit, Involvierung, Commitment und verbessern das Zeitmanagement. «Stupser» wie Impulsumfragen, visualisierte Agenden oder Peer-Diskussionen helfen Ihnen dabei.
Gesünder Essen, weniger Alkohol, Aufhören mit Rauchen, mehr Sport. Gute Vorsätze tummeln sich über den Jahreswechsel bei den meisten von uns im Hinterkopf. Waren Vorsätze wie effizienteres Arbeiten oder weniger Überstunden bei Ihnen auch dabei? Hier können wir Ihnen mit ein paar Tipps zu einer zielgerichteteren und effizienteren Sitzungskultur weiterhelfen.
«Stupsen» Sie Ihre Sitzungsteilnehmer*innen zum Erfolg!
Mit «Nudging» (englisch für stupsen) setzen Sie subtile Anreize, damit Teilnehmer*innen ein bestimmtes Verhalten an den Tag legen oder unterlassen. Konkret?
Bringen Sie Ihre Sitzungsteilnehmer*innen dazu, pünktlich zu erscheinen, indem Sie erstens die Sitzung immer pünktlich beginnen und beenden. Zweitens, lassen Sie jede*n Teilnehmer*in in den ersten 10–15 Minuten der Sitzung kurz zu Wort kommen. Ist dies standardmässig der Fall, so fällt ein «nachträgliches Reinschleichen» weg und der Effort, pünktlich zu sein, erhöht sich.
Um einer Konsumhaltung vorzubeugen, lassen Sie mit kurzen Impulsumfragen die Meinung Ihrer Sitzungsteilnehmer*innen aktiv einfliessen. Oder delegieren Sie die Leitung gewisser Traktanden an Teilnehmer*innen. Diese «Stupser» involvieren Ihre Teilnehmer*innen und – sind wir ehrlich – mehr Interaktion macht einfach mehr Spass.
Mit einer visualisierten Agenda im Raum inkl. Markierung, zu welchem Punkt gerade diskutiert wird, fördern Sie die Zielorientierung Ihrer Sitzung. Und «nudgen» Sie gleich weiter! Mit mehr Orientierung fällt es Ihnen leichter, Fokusfragen zu stellen, falls Ihre Teilnehmer*innen zu Seitendiskussionen abdriften. Oder (Achtung, weiterer «Nudge») Sie nutzen gleich einen sogenannten «Parkplatz». Ein «Parkplatz» ist eine freie Fläche (Flipchart, PowerPoint, Trello…), auf welcher Sie spannende aber zurzeit irrelevante Themen parkieren.
Verpflichten Sie Ihre Teilnehmer*innen mit mehr Transparenz, die ihnen zugewiesen Aufgaben auch tatsächlich in Angriff zu nehmen. Eine Liste, wer was bis wann zu erledigen hat, hilft dabei. Sie hilft aber nur dann, wenn in Folgesitzungen überprüft wird, was effektiv getan wurde. Wie wäre es nebst Kontrolle mit mehr Inspiration und Motivation zum Angehen der Aufgaben? Dies können Sie beispielsweise mit einer «Peer Diskussion» zum Schluss jeder Sitzung beeinflussen. In solchen Diskussionsrunden sprechen die Sitzungsteilnehmer*innen in Zweierteams über die Art und Weise, wie sie die To-dos der jeweils anderen Person angehen würden.
Viele «Stupser» lassen sich auch problemlos auf digitalem Weg umsetzen.
Nutzen Sie in Ihrer Videokonferenz-Software Tools wie Slido, Mentimeter oder Breakout Sessions, um Ihre Sitzungsteilnehmer*innen aktiv zu involvieren.
Und zu guter Letzt: Wann haben Sie, liebe Sitzungsleiter*innen, sich zum letzten Mal folgende Fragen gestellt?
- Braucht es diese Sitzung wirklich?
- Ist der Personenkreis richtig gewählt? Oder werden vielleicht einige Teilnehmer*innen aus den falschen Gründen eingeladen (z. B. weil sie einer bestimmten Hierarchiestufe angehören)?
- Muss eine Sitzung standardmässig eine Stunde dauern, oder würden oft 45 Minuten oder weniger ausreichen?
- Wieso braucht es das Traktandum «Varia»?
Sitzungen, Meetings, Workshops, sie machen einen grossen Teil unseres Arbeitsalltags aus. Nutzen wir sie produktiv. Mit ein paar sinnvoll eingesetzten «Nudges» erreichen Sie Ihren Neujahrsvorsatz von weniger Sitzungsfrust. Und ganz nebenbei stupsen Sie Ihr ganzes Team zu mehr Freude an der Arbeit. Viel Spass beim Ausprobieren!
Buchtipp: «MEET UP! Einfach bessere Besprechungen durch Nudging»
Autoren: Martin J. Eppler; Sebastian Kernbach / Verlag: Schäffer-Poeschel
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